Label

Rabu, 15 Februari 2012

SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA (KPRI) “GOTONG ROYONG” JL. ARGOTUNGGAL I TINGKIR SALATIGA


BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Pada era globalisasi ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat, apalagi informasi sekarang sangat cepat menyebar ke penjuru dunia. Sejalan dengan hal tersebut permasalahan yang kita hadapi juga semakin kompleks yaitu pada bidang sehari-hari. Dengan kenyataan itu kita dituntut untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi serta kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberi informasi sehingga dalam melaksanakan pekerjaan kita akan mendapat hasil yang optimal. Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi komputer.
Data yang berukuran besar jika dikerjakan secara manual membutuhkan tenaga lebih dari satu orang, maka dengan perlengkapan komputer data tersebut dapat ditangani oleh satu orang saja, dan juga dengan penggunaan komputer akan lebih cepat dalam penyelesaiannya. Dengan kemudahan fasilitas yang diberikan komputer akan mempermudah dalam pembuatan dan penyampaian informasi kepada orang yang membutuhkan.
Pentingnya informasi dalam hidup ini, mengharuskan kita untuk dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan menarik kepada semua orang, sehingga tidak terjadi salah tafsir dalam penerimaan informasi. Untuk dapat memberikan informasi yang jelas dan menarik dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya dalam mendiskripsikan data yang ada dengan kalimat yang tepat dan jelas seta menampilkan data dalam bentuk tabel.
Dalam sebuah koperasi, informasi sangat dibutuhkan untuk membantu mengambil kebijakan manajerial dan dengan menggunakan komputer sebagai pengolah data manajerial dalam suatu koperasi sering dikenal dengan sistem informasi manajemen koperasi yang meningkatkan para anggota dalam tiap fungsi manajerial melaksanakan tugas kepemimpinan secara tepat.
Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) “Gotong Royong” merupakan suatu wadah usaha yang dijalankan oleh kumpulan pegawai negeri di SLTP N 8 Kecamatan Tingkir Salatiga dan bergerak pada koperasi simpan pinjam. Selain itu juga ada usaha penyediaan kebutuhan para anggotanya juga bantuan dana untuk pendidikan, kesehatan dan terdapat pula tunjangan yang dibutuhkan oleh para anggota.
Dalam perkembangannya sering dijumpai adanya kesalahan yang disebabkan oleh kurang telitinya dalam perhitungan serta kemungkinan terjadinya kecurangan sangat mempengaruhi kinerja dari kegiatan koperasi tersebut. Hal ini karena semua transaksi yang dilakukan menggunakan sistem yang masih manual. Apalagi data yang diolah cukup banyak akan berpengaruh pada efisiensi waktu dan tenaga. Keamanan dan pengolahan data pun diragukan kebenarannya karena tidak menutup kemungkinan adanya kecurangan yang disengaja maupun tidak disengaja.
Sistem yang selama ini diterapkan koperasi “Gotong Royong” yaitu dengan menggunakan sistem simpan pinjam secara manual, yang hanya berdasarkan pada catatan manual tertulis pada kertas. Maka untuk mempermudah sistem simpan pinjam koperasi sekarang ini dapat dilakukan dengan sistem komputerisasi. Adapun beberapa program yang dapat digunakan dalam pengelolaan sistem simpan pinjam, salah satunya program Visual Basic 6.0. Adapun cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan sistem simpan pinjam koperasi adalah dengan menuliskan list program dan variabel yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem simpan pinjam koperasi.





BAB II
LANDASAN TEORI
A.    Sistem Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
1. Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem yang komponennya mendefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem dapat berarti sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Raymond McLeod,Jr. Jilid 1 Edisi Tujuh,1996). Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. Komponen atau elemen (Components)
Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem kadang dapat merugikan sistem yang ada.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat beritegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem
f. Keluaran (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Juga merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem. Output dapat berupa keluaran.
g. Pengolah (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan mengubah input menjadi output.
h. Sasaran (Objective)
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2. Pengertian Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang mempunyai arti sendiri. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti (Raymond McLeod,Jr. Jilid 1, Edisi Bahasa Indonesia,1995). Sedangkan kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
a. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, akurat juga berarti harus mencerminkan maksudnya, harus akurat dari sumber sampai penerima informasi.
b. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah tidak berlalu tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan diadakannya pengambilan keputusan, bila keputusan terlambat maka akan berakibat fatal bagi organisasi/perusahaan.
c. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda.
3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Jika ada pertanyaan dari mana informasi bisa didapatkan maka jawabannya adalah sistem informasi.
Gordon, menyatakan:
“Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur yang diorganisasikan bilamana dari eksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dari dalam organisasi”.
Raymond, menyatakan:
“Sistem informasi adalah cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukkan mengolah dan menyimpan data dan mengendalikan serta melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Berdasarkan beberapa uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terorganisir untuk melakukan proses yang diinginkan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Seiring dengan peningkatan kebutuhan akan pengolahan informasi dalam hal kecepatan dan keamanan diperlukan jalan alternatif yang kemudian ditemukan sistem informasi.
4. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. (Raymond McLeod, Jr. Jilid 2 Edisi Tujuh, 1996). Sistem informasi manajemen adalah manajemen dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang informasi adalah suatu sistem berbasis komputer yang berguna untuk tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
B.     Definisi Koperasi
Pada hakekatnya koperasi merupakan suatu lembaga ekonomi yang diperlukan dan penting. Koperasi merupakan usaha bersama yang berlandaskan asas kekeluargaan untuk meningkatkan kesejahteraan anggotanya. Koperasi Jerman (1988) adalah perkumpulan yang keanggotaannya tidak tertutup yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan aktivatas ekonomi anggotanya, dengan jalan perkembangan keadaan ketentuan tentang perkoperasian di Indonesia telah diperbaharui, yaitu dengan UU perkoperasian No. 25/1992, yang dimaksud dengan koperasi adalah “Badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melaksanakan kegiatannya berdasar prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan” (Ign. Sukamdiyo, 1996).
Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit adalah yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan kesejahteraan (Ninik Widiyanti dan Sumindhi, 1998).
Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai simpanan, pinjaman, penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya, simpanan-simpanan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang diberikan anggota pada awal setoran dan menjadi simpanan yang berbentuk permanen.
2. Simpanan Wajib yaitu simpanan yang dapat diambil sewaktu-waktu dalam jangka waktu tertentu.
3. Simpanan Sukarela adalah simpanan yang diterima bukan dari anggota koperasi itu sendiri.
Koperasi menurut Ninik Widiyanti dapat digolongkan menjadi 5 (lima) golongan yaitu koperasi konsumsi, koperasi kredit (simpan pinjam), koperasi produksi, koperasi jasa, koperasi serba usaha.
Tujuan koperasi simpan pinjam menurut Ninik Widiyanti diantaranya adalah (1) Membantu keperluan kredit para anggotanya yang sangat membutuhkan dengan syarat-syarat tertentu, (2) Mendidik kepada para anggota supaya giat menyimpan secara teratur sehingga membentuk modal sendiri, (3) Mendidik anggota untuk hidup hemat, (4) Menambah pengetahuan tentang koperasi.
Manfaat koperasi simpan pinjam diantaranya adalah (1) Anggota dapat memperoleh modal bagi pengembangan usaha atau berwiraswasta, (2) Dapat mencukupi kebutuhan sehari-hari antara lain membayar biaya sekolah anak dan lain-lain.
C.    Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows (Drs. Daryanto, 2003). Visual basic 6.0 merupakan pengembangan versi sebelumnya yaitu VB 3.0, 4.0, 5.0 yang mengalami kemajuan pesat di pasaran. Visual Basic adalah salah satu software untuk membuat program yang cukup sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan, karena visual basic dapat mengakses banyak software. Kesederhanaan visual basic terletak pada kemudahan membuat bahasa pemrograman dan bentuk tampilan yang dikehendaki. Visual Basic ini merupakan pengembangan bahasa basic yang diterapkan pada program berbasis windows.
1.      Toolbar (Tombol Piranti)
Toolbar adalah tombol-tombol yang memiliki suatu perintah tertentu dari visual basic.
2.      Form Windows (Tampilan Jendela)
Form Window atau jendela form adalah daerah kerja utama, dimana dapat digunakan untuk membuat program-program aplikasi visual basic.
3.      Toolbox (Kotak Piranti)
Toolbox adalah sebuah kotak piranti yang mengandung semua objek atau kontrol yang dibutuhkan untuk membuat suatu program aplikasi.
4.      Project Explorer
Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung semua file didalam aplikasi Visual Basic.
5.      Jendela Properties
Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat dalam aplikasi Visual Basic.



6.      Jendela Code
Jendela Code adalah salah satu jendela yang paling penting didalam Visual Basic, dimana ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic.



















BAB III
PEMBAHASAN
A.    Pengembangan Sistem
1) Kondisi objektif KPRI “Gotong Royong” Pada SLTPN 8 Salatiga
Kantor KPRI “Gotong Royong” beralamatkan di Jl. Argotunggal I Salatiga. Wilayah kerjanya adalah Cabang Dinas Pendidikan dan kebudayaan Kecamatan Tingkir Kabupaten Salatiga. Anggotanya terdiri dari Kepala sekolah SLTPN 8, guru, dan penjaga sekolah serta karyawan.
Sebelum KPRI “Gotong Royong” berdiri telah ada semacam lembaga keuangan yang diberi nama Usaha Kesejahteraan Guru (UKG) dan tidak dikelola secara profesional sehingga akhirnya bubar. Pembubaran lembaga ini mengakibatkan tidak adanya wadah yang mampu mengatasi masalah kesulitan keuangan tenaga kependidikan di wilayah Cabang Dinas P dan K Kecamatan Salatiga.
KPRI “Gotong Royong” didirikan pada tahun 1995 dengan harapan dapat meningkatkan kesejahteraan anggotanya yang terdiri dari para Kepala sekolah, guru, dan penjaga sekolah, serta karyawan. Pada saat didirikan koperasi ini memiliki jumlah 52 (lima puluh dua) anggota. Koperasi ini belum memperoleh status badan hukum.
Kepengurusan dari KPRI “Gotong Royong” ini dibentuk berdasarkan AD/ART yang dibuat 3 (tiga) tahun sekali. Pada kepengurusan ini minimal terdapat 7 (tujuh) pengurus yang aktif.
2) Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi dari Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) “Gotong Royong” adalah sebagai berikut :
3) Job Description Pada KPRI “Gotong Royong” Salatiga
Pada Koperasi Pegawai Negeri Republik Indonesia (KPRI) “Gotong Royong” Salatiga mempunyai job description atau tugas masing-masing sesuai dengan kedudukannya dalam kepengurusan antara lain:
a) Rapat Anggota
(1)   Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi.
(2)   Membuat rencana Anggaran Dasar.
(3)   Memilih anggota, pengurus, dan anggota pengawas jika masa jabatannya telah habis.
(4)   Mengesahkan rencana kerja dan rencana anggaran belanja dan anggaran pendapatan koperasi.
(5)   Menetapkan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU).
(6)   Mengesahkan neraca dan perhitungan keuangan tahunan.
b) Penasehat
(1)   Menolak hal-hal yang merugikan koperasi dari pihak luar.
(2)   Memberikan saran atau anjuran pada pengurus untuk kemajuan koperasi.
(3)   Memberi prioritas usaha pada koperasi apabila memenuhi syarat yang ditetapkan.
c) Pengawas
(1)   Melaksanakan pemeriksaan terhadap tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus.
(2)   Memberi laporan tertulis tentang pemeriksanaan.
(3)   Sebagai perangkat organisasi, tim manajemen dan sebagai pelindung koperasi.
d) Ketua
(1)   Bertindak sebagai pimpinan koperasi, atas nama koperasi serta mewakili koperasi di dalam maupun di luar persidangan.
(2)   Menyiapkan pengembangan koperasi.
(3)   Menetapkan kebijaksanaan dalam keputusan pada forum rapat pengurus.
(4)   Mengkoordinator perumusan dan perencanaan program kerja.
(5)   Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat berharga bersama sekretaris.
e) Sekretaris
(1)   Memelihara buku-buku administrasi organisasi.
(2)   Bertanggungjawab dalam bidang administrasi/tata usaha koperasi.
(3)   Menyelenggarakan notulen rapat.
(4)   Menyusun laporan organisasi.
(5)   Mengatur dan mengurus soal pengelolaan koperasi.
f) Bendahara/Keuangan
(1)   Mengurus persoalan keuangan koperasi.
(2)   Membimbing dan mengawasi pemegang kas koperasi.
(3)   Mengawasi dan menganalisa RAPB koperasi dengan cermat agar
(1)   tidak melampaui.
(4)   Menandatangani surat-surat berharga bersama ketua.
(5)   Menyimpan dan mengamankan uang, bukti-bukti surat berharga dan dokumen keuangan koperasi.
(6)   Menyusun dan menyiapkan neraca dan perhitungan hasil usaha koperasi.
g) Unit Simpan Pinjam
(1)   Mengatur, mengkoordinir dan manangani semua aktivitas yang berhubungan dengan simpan pinjam.
(2)   Mengamati posisi setiap pembiayaan, mamantau dan memberikan pembinaan serta mengusahakan agar pelunasan dapat sesuai dengan perjanjian.
(3)   Mengikuti perkembangan proses pembiayaan.
(4)   Menganalisa dan memberikan solusi pada keluhan anggota dalam kasus pembiayaan.
h) Unit Pengelola Usaha
(1)   Mengelola usaha yang dijalankan oleh koperasi.
(2)   Bertanggungjawab sepenuhnya pada ketua koperasi.
(3)   Membuat laporan keuangan hasil usaha per tahun.
(4)   Mengembangkan usaha yang ditangani.
4) Jenis Usaha KPRI “Gotong Royong”
Usaha yang dilakukan oleh KPRI “Gotong Royong” bertujuan untuk kesejahteraan anggotanya. Usaha itu antara lain :
a.       KPRI “Gotong Royong” merupakan mitra kerja dengan dinas terkait guna mendorong perluasan atau pengembangan modal dalam upaya meningkatkan kesejahteraan anggotanya.
b.      Memberi pinjaman/kredit yang berjangka dan berbunga rendah.
c.       Menerima simpanan berupa tabungan.
5) Modal Usaha
Modal usaha koperasi ini diperoleh tidak hanya dari simpanan pokok yang disetorkan oleh anggota pada awal pendaftaran tapi juga dari pinjaman. Modal pinjaman dilakukan dengan persetujuan dari Rapat Anggota yang didasari dengan perjanjian kerja sama yang saling mengunutngkan serta sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Modal pinjaman dapat berasal dari anggota itu sendiri maupun dari pihak luar yaitu koperasi lain dan Bank.
6) Pinjaman atau Kredit
Dalam mengajukan pinjaman atau kredit, anggota harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Pemohon kredit harus membayar bunga kredit sebesar 1% perbulan. Bagi pemohon yang mengajukan kredit lebih dari Rp 5.000.000,00 maka harus menyerahkan jaminan atau agunan berupa kartu taspen dan kartu pegawai.
7) Gambaran Sistem Informasi Simpan Pinjam Pada KPRI “Gotong Royong”
Data administrasi yang berkaitan dengan jalannya proses simpan pinjam pada koperasi simpan pinjam KPRI “Gotong Royong” dan keseluruhan data disimpan dalam kartu-kartu dan buku arsip yang dikerjakan secara manual.
Hal ini dirasa kurang efektif karena akan sangat menyita waktu dan tenaga. Disamping itu kurang ketelitian dan terjadinya kecurangan akan sangat besar peluangnya, begitu juga dengan output dari laporan keuangan karena akan membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya.
Proses pengolahan data/abstraksi simpan pinjam yang berjalan saat ini dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.       Pendataan Anggota
1.      Pegawai yang berminat menjadi anggota koperasi harus mengisi formulir pendaftaran dengan menyertakan foto copy KTP yang kemudian diberikan kepada bagian simpan pinjam.
2.      Bagian simpan pinjam akan mendata anggota tersebut dan membuat KTA yang akan disahkan oleh ketua. Selain itu dibuat juga laporan simpanan pokok untuk diberikan pada bagian penggajian.
3.      Kemudian bagian penggajian akan memotong gaji dari anggota sebesar Rp 50.000,00 sebagai simpanan pokok anggota.
b.      Simpanan Anggota
Setiap anggota baru koperasi diwajibkan untuk membayar simpanan pokok sebesar Rp 50.000,00. Selain itu anggota yang sudah sah, dikenakan simpanan wajib sebesar Rp 20.000,00. Simpanan pokok dan wajib tidak boleh diambil selama masih menjadi anggota koperasi dan dibayar paling lambat tanggal 10 tiap bulan.
Seorang anggota juga diberi kesempatan untuk menyimpan uangnya dalam bentuk simpanan manasuka. Simpanan yang ini dapat diambil sewaktu-waktu apabila membutuhkan karena sifatnya seperti tabungan.
Sedangkan prosedur dari simpanan tersebut adalah sebagai berikut :
1.      Dari Data Anggota (DA) yang ada pada petugas unit simpan pinjam mencatat simpanan anggota dalam bentuk Buku Simpanan (BS)
2.       Simpanan anggota yang telah dicatat dalam BS diberi ke bagian penggajian yang berisi Daftar Potongan Simpanan (DPS) yang akan dipotong dari gaji anggota.
3.      Kemudian BS dan DPS dimintakan tanda tangan pada bagian keuangan sebagai tanda perestujuan dan diserahkan kembali ke bagian penggajian dan dibuat daftar Potongan Gaji Simpanan (PGS) rangkap dua berisi daftar simpanan anggota yang telah dipotong dari anggota.
4.      BS dan DPS yang telah dibuat beserta uang dan jumlah besar simpanan anggota diberikan ke unit simpan pinjam sedangkan potongan simpanan diarsip bagian penggajian.
5.      Dari BS dan PGS tersebut digunakan oleh unit simpan pinjam untuk membuat Laporan Simpanan (LS) rangkap dua.
6.      LS tersebut dimintakan tanda tangan Ketua, LS lembar pertama diarsip oleh ketua sedang lembar kedua diberikan pada bagian keuangan.
7.      Dari PGS rangkap dua, lembar pertama diberikan pada anggota sedang lembar kedua diarsip oleh bagian bagian simpan pinjam.
c.       Pinjaman
Dalam pengujian pinjaman anggota harus mendapat persetujuan dari kepala sekolah di tempat mereka bekerja. Yang kemudian akan dilakukan pengecekan oleh bagian pinjaman dengan persetujuan dari ketua. Kredit akan diberikan pada mereka yang tidak mempunyai masalah sebelumnya.
Prosedur dalam perolehan pinjaman atau kredit adalah sebagai berikut:
(1)   Anggota mengisi Surat Permohonan Pinjaman (SPP) koperasi yang terdiri dari rangkap dua yang disertai surat persetujuan dari Kepala Sekolah yang kemudian diserahkan pada bagian simpan pinjam.
(2)   Bagian simpan pinjam meneliti Surat Permohonan Pinjaman (SPP). Jika memenuhi syarat maka bagian simpan pinjam akan merealisasikan pinjaman tersebut tetapi jika tidak maka akan dikembalikan pada anggota yang bersangkutan.
(3)   Kemudian surat permohonan tersebut akan diberikan pada ketua untuk ditandatangani. Setelah itu SPP Acc rangkap dua diserahkan kembali ke bagian simpan pinjam.
(4)   Berdasarkan SPP yang telah di Acc ketua, bagian simpan pinjam membuat Surat Tanda Pengesahan Pinjaman (STTP) yang berisi besar pinjam yang diberikan dan Buku Pinjaman.
(5)   Buku pinjaman (BP) diberikan pada anggota beserta uang sebesar pinjaman yang diajukan.
(6)    Dari STTP yang ada dibuat Laporan Pinjaman Anggota (LPA) rangkap 3. Lembar pertama diberikan pada bagian simpan pinjam, lembar kedua pada bagian keuangan, sedang yang lembar terakhir diarsip oleh ketua.
d.      Angsuran Pinjaman
Prosedur dari angsuran kredit adalah sebagai berikut:
(1)   Setiap tanggal 20, anggota menyerahkan Buku Pinjaman (BP) pada bagian simpan pinjam yang akan digunakan untuk melakukan perhitungan potongan gaji anggota.
(2)   Dari BP tersebut, bagian simpan pinjam akan membuat Daftar Potongan Angsuran (DPA) yang kemudian akan diberikan pada bagian penggajian Dinas P dan K.
(3)   Dari DPA yang diterima maka bagian penggajian dinas P dan K akan membuat Daftar Potongan Gaji Angsuran (DPGA) serta slip gaji anggota, yang kemudian akan diserahkan kembali pada bagian simpan pinjam.
(4)   Dari DPGA dan slip gaji tersebut, bagian simpan pinjam akan dicatat dalam Buku Angsuran (BA), kemudian BA dan slip gaji akan diberikan pada anggota. Sedangkan DPGA dibuat Laporan Angsuran Pinjaman (LAP) rangkap 3.
(5)   LAP rangkap 3 tersebut kemudian diserahkan pada bagian keuangan untuk di Acc oleh bagian keuangan kemudian diajukan pada ketua untuk di Acc.
(6)   Setelah LAP yang telah di Acc oleh keuangan dan ketua tersebut maka LAP Acc lembar satu diarsip oleh ketua LAP Acc lembar dua diberikan pada bagian keuangan sedang yang terakhir diberikan pada bagian simpan pinjam,
e.       Pengambilan Simpanan
(1)   Anggota yang akan mengambil simpanan harus mengisi slip pengambilan simpanan rangkap dua yang diberikan oleh bagian simpan pinjam.
(2)   Setelah diisi kemudian diberikan ke bagian simpan pinjam disertai dengan KTA (Kartu Tanda Anggota). Oleh bagian simpan pinjam akan dicatat dalam buku ambil dan memberikan uang pada anggota yang mengambil simpanan tersebut.
(3)   Dari buku ambil akan dicatat menjadi bentuk laporan ambil rangkap tiga kemudian akan dimintakan Acc pada bagian keuangan dan ketua.
(4)   Laporan ambil lembar pertama akan diarsip oleh bagian simpan pinjam, lembar kedua diarsip oleh bagian keuangan dan yang terakhir diarsip oleh ketua.
B.     Proses Pencatatan
Segala bentuk transaksi yang dilakukan dalam usaha KPRI “Gotong Royong” selama ini hanya dicatat secara manual. Hal ini telah menyebabkan berbagai kendala dalam proses usahanya. Untuk itu perlu adanya perubahan sehingga akan adanya pengenalan pencatatan berbasis komputerisasi. Selain mempermudah pencatatan juga mempermudah akses data dan memperkecil terjadinya kecurangan dan kesalahan pencatatan.
Mungkin pada awalnya proses pencatatan dengan sistem komputerisasi akan terasa menyulitkan. Namun sebenarnya setelah dapat dikuasai program pencatatan tersebut, maka akan dirasakan bahwa banyak manfaat yang diperoleh dengan pencatatan dengan sistem komputerisasi dalam hal ini menggunakan program Microsoft Visual Basic versi 6.0.
Program tersebut harus dirancang terlebih dahulu dimana dengan menginput data-data yang selama ini dicatat secara manual dan mensingkronisasikan setiap data yang ada. Hal ini akan menyebabkan minimalisasi kecurangan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam kegiatan usaha KPRI “Gotong Royong”
Namun memang tidak dapat dipungkiri setiap jenis pencatatan memiliki resiko. Misalnya saja pada pencatatan secara manual dapat terjadi kesalahan penulisan, kesangsian keaslian data yang dicatat, tidak dapat tahannya data untuk jangka waktu lama dansebagainya. hal tersebut juga terjadi pada pencatatan secara komputerisasi.
Hal yang paling menjadi resiko pada pencatatan komputerisasi adalah masalah virus yang dapat menyerang file kapan saja terutama apabila komputer yang digunakan terhubung langsung dengan jaringan internet. Selain itu hal yang paling kecil yang mungkin terjadi adalah pada saat yang dibutuhkan komputer tidak dapat di pergunakan karena listrik padam dan sebagainya.
Memang pilihan sistem pencatatan pada setiap koperasi yang ada berbeda-beda. Pilihan yang diambil tentunya telah dipikirkan dengan baik keuntungan dan kerugiannya. Dengan meninjau kemudahan dan manfaat serta resikonya maka dirasakan pencatatan secara komputerisasi memiliki poin lebih dari pada pencatatan manual. Oleh karena itu perlu diterapkan pada koperasi KPRI “Gotong Royong”.
















BAB IV
PENUTUP
A.    Simpulan
Dari hasil uraian dalam pembahasan tersebut dapat ditarik simpulan sebagai berikut:
1.     Sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia (KPRI) “Gotong Royong” Jln. Argotunggal I Tingkir Salatiga selama ini masih menggunakan sistem secara manual, yang hanya berdasarkan catatan tertulis pada kertas. Sistem informasi simpan pinjam yang ada berupa pendataan anggota, penyetoran simpanan, penarikan simpanan, transaksi pinjam, angsuran pinjaman dan pembuatan laporaan.
2.     Dalam membuat sistem aplikasi program database sistem simpan pinjam pada koperasi “Gotong Royong” Jln. Argotunggal I Tingkir salatiga Microsoft Visual Basic 6.0 untuk pengolahan data anggota, simpan, pinjam, angsur, serta gaji terdiri dari:
Ø  Perancangan database
Ø  Periapan awal sistem program meliputi pembuatan folder, project, dan dengan database.
Ø  Pembuatan sistem aplikasi dengan form.
Ø  Pembuatan laporan, perancangan sistem menu program dan pembuatan program menu utama.
Ø  Kompilasi dan implementasi program.
3.      Hasil dari pembuatan program ini berupa perangkat lunak (software) program basis data anggota, simpan, pinjam, angsur, serta gaji yang akan diaplikasikan Argotunggal I Tingkir salatiga yang sudah mengenal teknologi komputer untuk mengolah data sistem simpan pinjam yang selama ini belum bisa berjalan dengan efektif karena kurang adanya pengorganisasian database.
4.      Dengan adanya sistem yang berbasis komputerisasi proses manajemen data dan informasi lebih efektif sehingga menghasilkan output yang lebih cepat dan menarik.
B.     Saran
Melihat kenyataan yang dihadapi oleh KPRI “Gotong Royong”, serta pertimbangan kualitas sistem sistem informasi simpan pinjam, maka diperoleh saran adanya pengembangan selanjutnya antara lain sebagai berikut:
1.      Perlu lebih dikembangkan software basis data sistem simpan pinjam dengan program Visual Basic 6.0 pada koperasi simpan pinjam terutama KPRI “Gotong Royong” Salatiga tersebut.
2.      KPRI “Gotong Royong” jln. Argotunggal I tingkir Salatiga hendaknya menggunakan sistem pengolahan data dengan berbasis komputer yang terorganisasi dengan baik agar manajemen simpan pinjam dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
3.      Untuk meningkatkan kinerja simpan pinjam koperasi, sistem yang akan diaplikasikan sebaiknya dikembangkan dengan teknologi koputer yang mendukung beroperasinya sistem tersebut.
4.      Sebelumnya dipilih sumber daya manusia yang mengerti tentang komputer dan dapat mengoperasikan sistem simpan pinjam koperasi yang baru tersebut.
5.      Untuk pengembangan selanjutnya akan lebih baik jika dibuat sistem jaringan sehingga aliran informasi akan dapat lebih cepat sampai pada sasaran.




DAFTAR PUSTAKA

Alam M. Agus J., “Belajar Sendiri: Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000
Daryanto Drs, “Belajar Komputer Visual Basic”, CV. Yrama Widya, 2003.
De Marco, “Analisa Sistem Informasi”, Pustaka Binaman Presindo, Jakarta, 1978.
Gordon B Davis, “Sistem Manajemen dan Informasi, “ Pustaka Binaman, Jakarta, 1995.
Jogiyanto, H.M, “Analisa dan Desain Sistem Informasi,” Andi Offset, Yogyakarta, 1998.
Kasmoni, “Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam”, CV. Maxikom, Palembang, 2003.
McLeod Jr Raymond, ”Sistem Informasi Manajemen”, Jilid 1 Edisi Bahasa Indonesia, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1995.
Mc Leod Jr Raymond, ”Sistem Informasi Manajemen”, Jilid 1 dan 2 Edisi Tujuh, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1996.
Sukamdiyo Ign, “Manajemen Koperasi”, Erlangga, PT. Gelora Aksara Pratama, 1996.
W. Imam A., “SQL Server 2000: Implementasinya Dalam Pemrograman Visual Basic dan Crystal Report”, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta 2005.
Widiyanti, Ninik dan Sumindhia YW, “Koperasi dan Perekonomian Indonesia”, Reika Cipta, Jakarta, 1998.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar